New Ways of Working – Inspiration für einfaches und gutes Zusammenarbeiten

Digitalisierung und Industrie 4.0 | Innovationen | Menschen bei thyssenkrupp | Zunehmende Digitalisierung hat unseren Arbeitsalltag schon enorm verändert. Immer und überall haben wir Zugriff auf Informationen. Digitalisierung alleine kann den Arbeitsalltag allerdings nur zu einem Teil verbessern. Es gibt weitere enorme Möglichkeiten, Prozesse effizienter, Zusammenarbeit einfacher und Entwicklungsprozesse kreativer zu gestalten. Im Februar 2020 haben daher Mitarbeitende von thyssenkrupp eine interaktive Messe zu „New Ways Of Working“ ins Leben gerufen.

Die NWoW – Messe bot erstmals Raum, um alternative Arbeitsmodelle- und -formen interaktiv vorzustellen und sich zu neuen, und manchmal auch unkonventionellen, Ideen der Zusammenarbeit auszutauschen. An rund 50 Ständen haben Teams aus verschiedenen Geschäften und Funktionen des Konzerns präsentiert, wie sie bereits heute erfolgreich innovativ arbeiten: eine bunte Auswahl an Methoden, Tools oder auch Formen der Zusammenarbeit. Dabei müssen die neuen Lösungen weder teuer noch kompliziert sein. Manchmal sind sie ganz nah, wenn man sie nur erkennt.

Zahlreiche Mitarbeitende besuchten die Messe und teilten ihre Ideen und Visionen mit ihren Kollegen.

„Die Messe war ein voller Erfolg.“, sagt Andreas Stapelmann, Project Manager Innovation & Technology, zufrieden. „Dafür spricht der kontinuierliche Andrang an unseren Ständen und das durchweg positive Feedback von den Mitarbeitenden.“Ungefähr 800 bis 900 Besucher hätten sich über den Tag hinweg über die Projekte ihrer Kollegen informiert.

Die NWoW-Messe war ein voller Erfolg.

Hier kommen drei „New Ways of Working“-Projekte, die von den Mitarbeitenden vorgestellt wurden:

1. Papier, Zeit und Geld sparen – durch eSigning

Trotz zahlreicher Digitalisierungs-Initiativen, gibt es auch bei thyssenkrupp immer noch viele Prozesse, die in papiergesteuerten Umgebungen feststecken – für einen internationalen Konzern ein hoher administrativer Aufwand, der mit hohen Kosten verbunden ist. Um von den Tausenden händischen Vertragsunterschriften wegzukommen, die in einem Konzern fällig werden, wurde daher ein neues Projekt gestartet – das eSigning.

Zunächst ging es darum, Anbieter zu finden, die elektronische Unterschriften unkompliziert und sicher anbieten. „Am Ende haben wir uns für den Anbieter DocuSign entschieden“, erklärt Iris Wörtler, Projekt Lead Contracts und eSinging bei thyssenkrupp. Das Tool ermöglicht es konzernweit schnell, papierlos und rückverfolgbar Dokumente zu bearbeiten. „Zeit ist Geld“, sagt Iris Wörtler bestimmt. „Mit dem eSigning können wir einfach einen Account anlegen und los geht’s.“

Nachdem ein Dokument verschickt wurde, können die Verantwortlichen so nachverfolgen, wo es sich gerade befindet – ob beim Lieferanten oder im Konzern – und in wieweit es bereits bearbeitet wurde.

„Seit dem Launch des Programmes, haben wir festgestellt, dass 66% aller Dokumente innerhalb einer Stunde unterschrieben werden“, fasst Iris Wörtler die Ergebnisse des neuen Programmes zusammen. Für thyssenkrupp bedeutet das eine 25 Mal höhere Prozessgeschwindigkeit. Damit die Betroffenen auch Bescheid wissen, wann eine Unterschrift oder eine Freigabe erforderlich ist, ist das Programm mit einem E-Mail Workflow verknüpft. Dadurch kann weltweit – egal ob vom Tablet, Smartphone oder Laptop – unterschrieben werden. Kein Warten mehr auf postalische Rücksendung eines unterschriebenen Vertrages nötig! Nach jedem verschickten „Umschlag“ erhält man eine Bilanz darüber, wie viel an Papier, Druck, Post und Weg gespart wurde. Ein Schritt in die richtige Richtung, um Nachhaltigkeit auch im Berufsalltag zu leben – und Verträge sind hier erst der Anfang.

thyssenkrupp benutzt DucoSign inzwischen weltweit für Verträge, Datenverarbeitung, Vereinbarungen, Kaufaufträge und Steuererklärungen. Ein System, das 33% der Kosten pro unterschriebenem Dokument reduziert und Ressourcen schont: effizient und ökologisch wertvoll.

2. Ein Prototyp innerhalb von vier Wochen – kein Problem für unsere Experten

Eine weitere Idee, die im Rahmen der NWoW-Messe vorgestellt wurde, ist die Entwicklung von Prototypen im sogenannten „Digital Lab“. Hier digitalisieren die Experten innovative Ideen und setzen sie bereits vor der Realisierung als Prototyp um. Innerhalb von vier Wochen können so beispielsweise Apps oder eine Webseite getestet werden. Beim Ansatz des Digital Labs geht es darum, neue Ideen im Kleinen zu analysieren und zu schauen, was erforderlich ist, um zu einem MVP zu kommen: einem minimal viable product. Ein MVP ist ein Produkt, das mit nur wenigen Merkmalen auskommt, um früh im Entwicklungsprozess Wünsche von Kunden zu berücksichtigen.

Je nach Projekt besteht ein Team aus drei bis vier Entwicklern, zwei Kollegen aus dem jeweiligen Fachbereich und dem Endanwender. Zusammen arbeiten die Kollegen ein bis vier Wochen konzentriert an der Umsetzung.

Tim-Julian Rupp aus dem Digital Lab in Duisburg erklärt: „Wir machen Digitalisierung zum Anfassen – setzen von der theoretischen Ebene ins Praktische um.“ Nach zwei bis drei Wochen haben die Projekt-Teams einen Prototyp in der Hand und können danach entscheiden, ob das Projekt in die richtige Richtung geht.

Ein Beispiel-Projekt aus dem Digital Lab, das es bereits in die Anwendung geschafft hat, ist die „Hochbahn App“. Innerhalb von 3 Wochen wurde die App als ein Prototyp kreiert. Heute können die Mitarbeiter, die in Duisburg für die Hochöfen 8 und 9 zuständig sind, damit die Bilanz der Bunker quittieren. Das war bisher ein manueller Prozess, der durch die App jetzt ganz einfach ist – und zuvor eben als Prototyp getestet wurde.

Das Digital Lab gibt Aufschluss über die Effizienz und allgemeine Realisierbarkeit neuer Ideen und Lösungsansätze. Das verschafft Teams eine Orientierung dahingehend, ob ein Projekt in die richtige Richtung läuft.

3. Eine Community für digitale Projekte – gute Ideen gemeinsam entdecken 

„Jeder hat ein gutes Projekt im Keller liegen, teilt es aber nicht mit der Außenwelt“, sagt Jan Kazmierczak, Junior Expert Change Management Communications zum Ansatz der smart steel natives digital community. Seit 2018 gehen die Kollegen genau dieses Problem an. Die Community rund um Digitalisierungsthemen bietet Raum, neue Ideen vorzustellen.

Das Projekt ist klein gestartet. Anfangs waren es 60 bis 70 Mitarbeitende, heute ist die Community auf 140 angewachsen. Sie halten abwechselnd inspirierende Vorträge. „Wir haben unsere Community gefragt, worauf sie Lust haben – Ted Talks war die Antwort.“, erzählt Kazmierczak. Auch Gastbeiträge seien willkommen.

„Beim letzten Event war ein externer Gast zu Besuch, der einen ‚Fuck Up Talk‘ gehalten hat. Er war ganz perplex, wie viele motivierte junge Leute es hier bei thyssenkrupp gibt“, so der Change Expert. Dabei heraus kommen aber auch ganz konkrete Projekte: Dazu gehört zum Beispiel die Transportdrohne, die Laborproben innerhalb des Duisburger Stahlstandortes transportiert. „Mittlerweile haben wir verschiedene Thementage wie ‚Extended Reality‘ oder den ‚Big Data Tag‘ eingeführt,“ erklärt Jan Kazmierczak. „Denn die Nachfrage ist wirklich groß.“

 

Ziel der NWoW-Messe? – Pilot zur Verbesserung des Austausches unter Mitarbeitenden

Mit über 160.000 Mitarbeitenden weltweit entstehen bei thyssenkrupp jeden Tag innovative Ideen, um Prozesse neu zu überdenken und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Doch bei einer Gruppe dieser Größe fehlt es oft am einfachen, schnellen Austausch zwischen den Geschäftsbereichen und Experten-Teams. Die NWoW-Messe ist ein weiterer Schritt hin zu mehr Transparenz und dem aktiven Austausch zu agilen Arbeitsmodellen. Das wurde nicht nur von den Besuchern, sondern auch von allen aktiven Teilnehmern so gesehen.

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