Hinter den Kulissen der Hauptversammlung von thyssenkrupp

Menschen bei thyssenkrupp | Unternehmen | Die Hauptversammlung von thyssenkrupp wird monatelange bis ins kleinste Detail geplant. Ein Blick hinter die Kulissen.

Es ist die mit Abstand größte Veranstaltung des Konzerns: Einmal im Jahr kommen Vorstand, mehr als 2.000 Aktionäre und zahlreiche Pressevertreter zur Hauptversammlung im Bochumer RuhrCongress zusammen. Die Inhaber der thyssenkrupp-Aktien können sich in diesem Jahr am 1. Februar über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens im abgelaufenen Geschäftsjahr informieren, Fragen stellen und ihr Stimmrecht wahrnehmen. Aber wie organisiert man eigentlich eine Veranstaltung mit so vielen Teilnehmern?

Im Hintergrund feilt das Team von thyssenkrupp monatelang an der perfekten Hauptversammlung – und natürlich auch am Tag des Events selbst.
Im Hintergrund feilt das Team von thyssenkrupp monatelang an der perfekten Hauptversammlung – und natürlich auch am Tag des Events selbst.

Startschuss? August!

Schaut man hinter die Kulissen, wird schnell klar: Die Hauptversammlung ist ein mehrmonatiges Großprojekt. Also gilt es, keine Zeit zu verlieren. Darum startet die Organisation der Veranstaltung bereits im Sommer. Dann beginnen vor allem die Mitarbeiter aus dem Bereich Investor Relations, aus der Rechtsabteilung und der Kommunikation damit, das Event bis ins kleinste Detail vorzubereiten: Wie läuft die Hauptversammlung genau ab? Welcher Kollege übernimmt welche Aufgabe? Welche Technik ist notwendig? Und wie gestalten wir die Einladungen an Aktionäre und Pressevertreter? Externe Dienstleister für die Bühnentechnik, das Catering und viele weitere Aufgaben sind ebenso eingebunden – etwa 200 Experten insgesamt. So entsteht eine große Choreographie, bei der trotz aller Komplexität nichts schiefgehen darf.

November: Jetzt geht’s ans Eingemachte

Außer der klassischen Präsentation der Geschäftszahlen bietet die Veranstaltung den Aktionären aber auch eine sehr exklusive Gelegenheit: Sie können ihre Fragen und Wortbeiträge direkt an den Konzernvorstand richten. Damit die Chefetage möglichst kompetent, konkret und schnell antworten kann, trägt das Organisationsteam im Vorfeld alle notwendigen Informationen zur Beantwortung unzähliger möglicher Fragen zusammen. Klar, dass dafür viele Fachkollegen aus den verschiedenen Konzernbereichen ins Spiel kommen. Diese Fragen- und Antwortensammlung nennen Experten das „Q&A“ – „questions and answers“. Dieses Dokument zu erstellen ist eines der wichtigsten To do‘s der Organisatoren.

Januar: auf den letzten Metern

Acht Tage dauert der Aufbau von Bestuhlung, Bühne, Leinwand und Co im Bochumer Veranstaltungssaal direkt neben den Hallen des berühmten „Starlight Express“. Kein Wunder, denn vor Ort müssen knapp 3.000 Stühle erst einmal ihren Platz im Saal finden.

Die größte Herausforderung ist aber der Aufbau der Videoleinwand: Mit ihren 34 Metern ist sie halb so breit wie ein Fußballfeld. Die Bauteile für das Gerüst werden dabei nach dem Lego-Prinzip zusammengesteckt. Danach spannen die Bühnentechniker den Leinwand-Stoff über das Gerüst und testen, ob alle Präsentationen und Filme reibungslos abspielen. Zur gleichen Zeit probt das Kommunikationsteam in der Essener Konzernzentrale zusammen mit dem Vorstand den Ablauf der Veranstaltung. Nichts soll dem Zufall überlassen werden.

Der frühe Morgen des großen Tages: Nach einem halben Jahr der Organisation stehen in der großen Halle des RuhrCongress nun 3.000 Stühle für die Ankunft der Aktionäre bereit – denn es gilt die Pflicht: Jeder einzelne Anteilseigner von thyssenkrupp muss bei Erscheinen einen eigenen Platz erhalten.
Der frühe Morgen des großen Tages: Nach einem halben Jahr der Organisation stehen in der großen Halle des RuhrCongress nun 3.000 Stühle für die Ankunft der Aktionäre bereit – denn es gilt die Pflicht: Jeder einzelne Anteilseigner von thyssenkrupp muss bei Erscheinen einen eigenen Platz erhalten.

1. Februar: Türen auf, es geht los!

Während die Teilnehmer im Saal Platz nehmen, bereitet sich das sogenannte „Back-Office“ auf seine Arbeit vor. Dort treffen alle Fäden zusammen, sämtliche Kollegen vor und hinter der Bühne arbeiten Hand in Hand. Dann geht es endlich los! In unmittelbarer Nähe zum Vorstand werden die umfangreichen Fragen des Publikums aufgenommen und an die 80 Fachexperten hinter der Bühne weitergeleitet.

Im Saal selbst bekommt niemand etwas von der Arbeit des Teams im wortwörtlichen Back Office (das Bild zeigt nur die
Im Saal selbst bekommt niemand etwas von der Arbeit des Teams im wortwörtlichen Back Office (das Bild zeigt nur die "Vorhut" des Teams) mit. Damit der Vorstand aber auch auf jede noch so spezifische Frage korrekt und zeitnah antworten kann, ist die Recherchearbeit der Kollegen absolut wertvoll.

Dann muss es schnell gehen: Das Back-Office sucht die passenden Antworten aus dem vorbereiteten Q&A heraus, reicht sie an den Vorstand weiter. Falls es nötig ist, recherchiert das Team weitere Informationen. Unterdessen läuft auch die Abteilung Versorgung auf Hochtouren: Das Catering-Team kocht während des Tages rund 1.000 Liter Kaffee und versorgt die Teilnehmer mit rund 4.000 Croissants. Eine Live-Übertragung sorgt dafür, dass auch jene Aktionäre und Pressevertreter die Veranstaltung verfolgen können, die nicht vor Ort sind – und nicht zuletzt auch thyssenkrupp-Mitarbeiter im In- und Ausland.

Übrigens: Dieses Jahr begleiten unsere Kollegen Tim und Thies die Hauptversammlung für euch mitten im Geschehen. Auf unserem Instagram– und Facebook-Kanal könnt ihr sie über die Story-Funktion begleiten und erhaltet einen exklusiven Einblick in die Abläufe „backstage“. Selbstverständlich könnt ihr das Event auf im Livestream verfolgen: Die Übertragung startet am 1. Februar 2019 um 10 Uhr! Den Link zum Livestream findet ihr hier.

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