Das ist #newtk: dank virtueller Kollegen mehr Zeit für’s Wesentliche

Digitalisierung und Industrie 4.0 | Technologietrends | Für die Zukunft von thyssenkrupp arbeiten unsere Kollegen auf der ganzen Welt daran, unser Unternehmen flexibler, effizienter und leistungsstärker zu machen. In unserer neuen Strategie #newtk stellen wir diesen Performance-Gedanken in den Mittelpunkt. Ein konkretes Beispiel sind die digitalen Lösungen TIM und RPA: Sie übernehmen jene monotonen Aufgaben, für die menschlicher Arbeitsaufwand zu wertvoll ist. Und das schneller, transparenter und praktisch fehlerlos.

In der modernen Arbeitswelt kommt vor allem bei Bürotätigkeiten niemand mehr am Begriff „Workflow“ vorbei. Die goldene Regel: Je effizienter die Arbeitsschritte ineinanderfließen und je schneller Aufgaben im Team gelöst werden, desto besser ist auch die Arbeitsleistung. Das Problem: Gerade bei komplexen, sich ständig wiederholenden Aufgaben kann es passieren, dass sich Kollegen abseits der offiziellen Vorgaben eigene Wege zum Ziel suchen. Dabei können natürlich Fehler passieren – oder wichtige Schritte vergessen werden. Das ist allzu menschlich – dank moderner digitaler Technologie aber glücklicherweise genauso vermeidbar.

Mehr Transparenz und Überblick dank digitaler Workflows

Das Team „Center of Excellence for Workflow Solutions & Robotics“ von thyssenkrupp setzt genau an diesem Punkt an. Denn die Experten denken bei Workflows vor allem an digitale Worfklows, erklärt Christoph Bruns, Head of Business Processes Services der bereichsübergreifenden thyssenkrupp Service-Einheit GSS: „Nehmen wir das Beispiel Excel: Es gibt eine Vorlage, die man ausfüllt, ausdruckt, unterschreibt und per E-Mail an einen Kollegen verschickt, bei dem genau der selbe Prozess wieder von vorne beginnt. Solche zeitaufwändigen, repetitiven und vor allem fehleranfälligen manuellen Prozesse möchten wir digitalisieren und automatisieren.“

Einen Roboter oder Bot wünschen sich viele Mitarbeiter – vor allen bei sich ständig wiederholenden, monotonen und zeitfressenden Standard-Aufgaben. Ein Team aus IT-Experten bei thyssenkrupp hat solche Bots nun zum digitalen Leben erweckt

Einen Roboter oder Bot wünschen sich viele Mitarbeiter – vor allen bei sich ständig wiederholenden, monotonen und zeitfressenden Standard-Aufgaben. Ein Team aus IT-Experten bei thyssenkrupp hat solche Bots nun zum digitalen Leben erweckt

Das spart menschliche Arbeit, schafft Transparenz und Überblick und macht Arbeitsprozesse zeitlich viel einfacher messbar. Ein weiterer Vorteil digitaler Workflows: Der menschliche Bearbeiter spart viel Zeit, die wiederum für andere, wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden kann.

Regelbasiert und fehlerfrei: Mit TIM zum perfekt fließenden Workflow

Mit dem digitalen System TIM verwirklicht das Team den Traum digitaler Workflows: Die lizensierte Lösung für Workflow-Management ermöglicht es, individuelle Lösungen für die speziellen Bedürfnisse der Geschäftsbereiche von thyssenkrupp zu entwickeln. Dabei steht TIM für „Task in Motion“. Die Idee hinter dem Namen: Prozesse mit TIM ruhen nie, sondern sind stets in Bewegung.

Dafür basiert das gesamte System auf klaren Regeln, so Arnd Willers, Head of Service Infrastructure bei GSS-FI: „Je nach Prozess kann ich zum Beispiel automatische Reminder aussenden, sollte ein Kollege mal nicht reagieren. Ich kann auch über Regeln gewährleisten, dass jeder nur die Informationen erhält, für die er auch die nötige Legitimation besitzt. Genauso ist es über TIM möglich, etwa bei Rechnungsfreigaben zu definieren, ab welchen Beträgen zusätzliche Freigeber in den Prozess eingebunden werden – und welche das genau sein sollen. Kurz gesagt: Über das Regelsystem von TIM können wir Prozesse wasserdicht, transparent und allen Compliance-Regularien entsprechend umsetzen.“

TIM kann zudem über entsprechende Schnittstellen auch mit anderen Systemen wie z.B. SAP kommunizieren und Informationen in beide Richtungen austauschen. Wo ein Kollege früher also zunächst in SAP die eingegangene Lieferanten-Rechnung einsehen, sie zur Bestätigung an den korrekten Besteller weiterleiten und diesen im Zweifel mehrmals an sein To Do erinnern musste, übernimmt TIM all diese Schritte automatisiert – sobald die passenden Regelwerke einmalig programmiert sind. Ohne Leerlaufzeiten, ohne etwas zu vergessen und ohne menschliche Fehler.

Für Arnd Willer schafft das regelbasierte System TIM Raum für die wichtigen Aufgaben – und spart so Zeit und Geld

Für Arnd Willer schafft das regelbasierte System TIM Raum für die wichtigen Aufgaben – und spart so Zeit und Geld

Die Vorteile durch TIM zeigen sich zum Beispiel im Aufzug-Geschäft von thyssenkrupp, wo die Kollegen im Back Office heute viel weniger irrelevante oder überflüssige E-Mails in ihren Postfächern finden. Zudem bearbeitet TIM verschiedene Aufgaben des Teams vollautomatisch, für die früher noch die manuelle Bearbeitung eines menschlichen Kollegen notwendig war.

Robotic Process Automation: der Bot wird zum hocheffizienten Zuarbeiter

Ein zweiter Ansatz für Prozessautomatisierungen bei thyssenkrupp ist die Software-Lösung „Robotic Process Automation“, kurz RPA – eine Reihe digitaler Bots, die den Kollegen bei repetitiven Standardaufgaben wie Dateneingaben und Datenrecherchen assistieren, und zwar vollkommen eigenständig.

Der Einkauf von thyssenkrupp setzt bereits auf den digitalen Assistenten„Probo“, sagt Christoph Bruns: „Im internen Einkaufstool müssen sämtliche von Zuliefern unterschriebenen Verhaltenskodexe zur Zusammenarbeit mit thyssenkrupp hinterlegt werden – das sind aktuell rund 30.000 Dokumente. Als virtueller Mitarbeiter mit eigenen Login-Daten schaut sich Probo das Dokument an, identifiziert den jeweiligen Zulieferer, meldet sich eigenständig im Tool an, lädt das Dokument an die richtige Stelle hoch und sendet eine Bestätigungsmail. Probo benötigt dafür einen Monat, ein Mensch etwa sechs – ganz abgesehen davon, dass niemand ein halbes Jahr lang acht Stunden am Tag Dokumente hochladen möchte.“

Ein großer Vorteil der RPA-Software ist ihre Flexibilität, denn sie kann an jedes beliebige System im thyssenkrupp-Kosmos angebunden werden. So sind Bots in der Lage, etwa Informationen von Webseiten abzurufen und in SAP-Systeme oder Excel-Tabellen zu übertragen. „Auch das geschieht alles regelbasiert“, ergänzt Arnd Willers. „Der Fokus unserer digitalen Assistenten liegt damit ganz klar darauf, die Kollegen bei sich wiederholenden manuellen Tätigkeiten zu entlasten – und zwar möglichst per Knopfdruck.“

Mehr Zeit für konkrete Wertschöpfung

Das Feedback der Kollegen fällt überaus positiv aus. „Der digitale Assistent wird sehr gut aufgenommen, weil er die Kollegen von den monotonen, ermüdenden und Arbeitskraft-bindenden Vorarbeiten befreit“, so Arnd Willers. „Damit können sich die Fachkollegen voll auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren – ohne jeden Morgen zunächst eine Stunde Daten von A nach B übertragen zu müssen.“

Für die Zukunft plant das Team des Center of Excellence, weitere Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz einzubinden. Dazu gehören unter anderem automatische Texterkennung zur schnellen Schlagwortsuche oder die KI-gestützte Bildanalyse. Das öffnet perspektivisch ganz neue Anwendungsgebiete für sämtliche Geschäftsbereiche von thyssenkrupp. Etwa Drohnen, die über den Stahlstandort Duisburg fliegen und die Position einzelner Brammen identifizieren. Oder Bots, die Luftaufnahmen von Industrieanlagen analysieren und Handlungsempfehlungen für die zuständigen Techniker erstellen.

Digitale Bots: fünfmal schneller als der Mensch

Die Vorteile von Innovationen wie TIM oder RPA liegen auf der Hand: Sie schaffen Kapazitäten, führen dank weniger Fehlern zu höherer Arbeitsqualität und sparen so wertvolles Geld. Christoph Bruns macht den Wert der Lösungen konkret greifbar: „Mit unseren Bots sparen wir aktuell 85 Prozent an Zeit. Und die Investitionen für die Entwicklung und laufenden Kosten rechnen sich schon im Schnitt nach sechs bis acht Wochen.“

Angesichts solch beeindruckender Zahlen ist es verständlich, dass die Kollegen in immer mehr Abteilungen von thyssenkrupp auf Center of Excellence zugehen: Aktuell haben die Digital-Experten etwa 30 verschiedene Bots entwickelt – 50 weitere sind in der Entwicklung.

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